Você se sente cansado ou desanimado ao organizar reuniões dentro ou fora de seu ambiente de trabalho e perceber que elas não chegam à lugar nenhum?
Sabemos que muitas vezes o encontro de pessoas para tratar de um ou mais assuntos específicos visando chegar a um consenso, se torna muito menos produtivos do que esperamos. Conseguir reunir pessoas ocupadas, que precisam encontrar espaço em suas agendas e fazer uma reunião que prospere e alcance resultados positivos, é uma atividade que precisa ser bem organizada e pensada.
Sabendo disso, nos baseamos num checklist (lista de tarefas) da Harvard Business Review e disponibilizamos aqui nove dicas para tornar suas reuniões mais produtivas. Confira!
Qual é o objetivo da reunião?
Você tem certeza que sabe qual é o tema central da reunião? O que é importante ser discutido sobre esse tema? Quais são as respostas que você precisa ter em mãos ao final desta reunião? Ter as pergunta anotadas antes de começar o encontro é essencial!
Planejamento de assuntos e de tempo
Listou os assuntos a serem discutidos? Organizou por ordem de importância ou relevância? Organizou o tempo tendo em vista que um assunto pode gerar disfunções e se prolongar mais do que o esperado?
Seleção de quem irá participar
Quem são as pessoas, colegas de trabalho, funcionários, empresários que realmente precisam participar dessa reunião? E quais são os papeis de cada um deles na reunião e no cumprimento das metas pré-estabelecidas?
Onde e quando
Escolheu a sala de reunião? Tem certeza que há espaço para todos e que a sala estará disponível nesse dia e horário? Fez o agendamento com antecedência?
Enviar convite ou invites
Enviou um e-mail em forma de convite para os participantes com semanas de antecedência, possibilitando que eles possam se organizar e que você possa ter um controle de quem realmente comparecerá?
Relembrar é importante!
Ligar ou relembrar da reunião dias antes de ela acontecer é importante. Mesmo que a pessoa já tenha aceitado o convite, o famoso double check é apenas uma atitude de quem se previne de possíveis faltas inesperadas de participantes-chave. Ligar educadamente ou perguntar pessoalmente (se for o caso de encontrar com a pessoa) são métodos importantes para saber antecipadamente quem realmente estará presente.
Escolher um método de eleição e tomada de decisão
Como você vai avaliar e chegar à conclusões sem criar bagunça? Organizar um método de votação no início da reunião é interessante. Pode ser através de maioria dos votos, consenso de grupo, escolha pelo líder…
Organizar e testar os equipamentos
Testar equipamentos eletrônicos, programas de computador que serão utilizados, deixar tudo instalado e testado horas antes do início da reunião é muito importante para não perder tempo e ter imprevistos fora de hora.
Se preparar
Saber o que vai dizer, em que horas dizer, seguir um cronograma e uma apresentação que pode ser compartilhada com o grupo. Tentar respeitar horários de intervalos (se houver necessidade), imprimir material, disponibilizar bloco de notas e canetas e organizar café e água também devem ser atividades de planejamento!
Você pode encontrar o check list original da Harvard Business Review aqui!
Escrevemos estas dicas baseando-nos no artigo: Essential Checklist for Planning a Productive Meeting
Esperamos que você tire bons proveitos! 😉
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