Por Edney Souza* –
A comunicação sincronizada é aquela onde um indivíduo fala e o outro responde em seguida. É a forma padrão de se conversar presencialmente ou portelefone.
Comunicação assíncrona é aquela onde você não sabe quando alguém vai ler a sua mensagem e (se) quando vai responder. Esse tipo de comunicação sempre existiu, seja por carta ou por sinais gravados na natureza. A internetpopularizou a comunicação assíncrona, mas infelizmente nem todo mundo ainda aprendeu a se comunicar assim.
Quem nunca recebeu aquela mensagem no Facebook Messenger (WhatsApp, Skype, Direct Message do Twitter, Viber, Telegram, insira aqui seu mensageiro preferido) dizendo apenas “Oi! Tudo bem?”… 😐
A pessoa não adianta nada do assunto, ela não sabe quando você vai responder, mas espera pacientemente (nem sempre) a resposta. Às vezes ela vê que a pessoa está online e imagina que ela irá responder imediatamente. Desconsiderando quea pessoa do outro lado pode estar ocupada com alguma tarefa.
Esse parece apenas um texto ranzinza de quem não gosta de conversar online correto? Bem, por trás dessa ranhetice tem algumas dicas importantes para você ser mais produtivo.
Atendimento ao consumidor
O seu consumidor (usuário, leitor, ouvinte, seguidor, insira aqui como você identifica o seu público) não tem obrigação de saber quais são os passos necessários para resolver um problema ou solucionar alguma dúvida. Então mesmo que ele envie um “Oi! Tudo bem?” é sua função devolver um pequeno roteiro para acelerar a solução. Algo como: “Por favor envie seu e-mail de cadastro, explique qual o seu problema, quando ele aconteceu e o que você precisa que seja resolvido”.
Prospecção de clientes
Um potencial cliente entrou em contato com você? Também é o seu papel ser mais direto e objetivo e isso não significa ser mal educado. Você pode responder algo do tipo: “Oi Fulano, estou um pouco enrolado agora. Se possível me adiante um pouco do seu problema por e-mail: ciclano@meudominio.com.br que te respondo assim que possível”.
No caso de clientes em potencial eu costumo ser ainda um pouco mais solícito, digo que se eles preferem conversar por telefone/skype é possível agendar um horário e passo pra eles minha agenda. Uma ferramenta que uso para facilitar reuniões é o Calendly, ela é integrada com meu Google Calendar e configurada com os horários e formatos de reunião que tenho disponíveis.
Entrevistas
Querem te usar como fonte em uma matéria? Que ótimo! Nesse caso perguntequal é a pauta, qual é o deadline e se as perguntas são por telefone ou e-mail. Por via das dúvidas já informe o seu e-mail.
Eu evito informar o telefone enquanto não sei da pauta ou deadline, porque se for uma pauta que eu não me sinta confortável eu declino e/ou indico outra pessoa. Se for um deadline que eu não possa cumprir também declino/indico.
Caso pauta e deadline estejam ok e tenha de ser por telefone informe o seu número e uma janela de tempo onde você possa conversar sem problemas.
Andamento de um Projeto
Também acontece no mundo profissional, e não é porque é sobre trabalho que você precisa interromper tudo a todo instante. Eu por exemplo enquanto estou escrevendo ou fazendo uma pesquisa evito interromper meu trabalho porque demora um pouco a entrar no mesmo ritmo depois.
Peça para a pessoa passar o máximo de detalhes sobre o problema e como ela espera que você possa ajudar. Parece meio óbvio mas não é. Às vezes você tenta resolver de uma maneira que não é o que a pessoa espera e noutras vezes você não é a pessoa capaz de resolver, então nesse momento você encaminha para outra pessoa.
Se o problema for realmente contigo então passe uma expectativa razoável de quando você consegue resolver aquela situação.
Reclamamos muito que os outros se comunicam de forma ineficiente, mas raramente tomamos atitudes para mudar esse padrão de comunicação.
É preciso lembrar que na comunicação assíncrona você não tem alguns detalhes como a postura corporal da pessoa (na conversa presencial) ou o tom de voz (na conversa por telefone), então é necessário ser mais detalhista e objetivo.
E como nem sempre o interlocutor vai te retornar imediatamente é importante dar alternativas, imaginar os possíveis caminhos e desfechos da conversa tentando antecipar soluções.
Se por um lado a conversa assíncrona requer mais esforços por outro lado é possível falar com diversas pessoas simultaneamente e gerenciar melhor os seus horários. Nem sempre o horário que você está calmo e produtivo é o mesmo horário que o resto da humanidade funciona.
Por Edney Souza – Professor e Consultor.